fluxograma

Índice

1. Introdução. 1

1.1. Objectivos. 2

1.1.1. Objectivo gerais. 2

1.1.2. Objectivos específicos. 2

1.2. Metodologia. 2

2. Fluxograma. 2

3. Âmbito de aplicação dos fluxogramas. 4

3.1. Importância. 4

4. Etapas de elaboração de fluxograma. 4

4.1. Principais passos para a sua elaboração. 5

4.2. Tipos de fluxograma. 6

4.3. Técnicas de desenho de um fluxograma. 8

4.4. Desenhando um fluxograma manualmente. 8

4.5. Simbologias de fluxogramas. 9

4.6. Desenhando um fluxograma com o uso da informática. 9

5. Vantagens do Fluxograma. 9

5.1. Desvantagens do Fluxograma. 10

6. Recomendações para elaboração de fluxogramas. 11

7. Conclusão. 12

8. Referências bibliográficas. 13


1. Introdução 

O uso de fluxograma é preponderante para as organizações e tem como objectivo principal descrever a sequência ou fluxo de um processo, seja ele manual ou mecanizado, especificando os recursos tais como documentos, papel, disco, formulário ou qualquer outro tipo de material usado como fonte para os dados e informações.

Na sua elaboração são usados símbolos convencionados, que permitem poucas variações. Todo e qualquer processo, tanto administrativo como operacional têm um fluxo de operações tais como entrada, processamento e saída. Esse fluxo envolve operações, área da organização envolvida, recursos humanos e materiais, custos relativos a esse recurso, volume de trabalho, os tempos de excussão, documentos envolvidos pelo fluxograma e a tecnologia de informação utilizada.
1.1.Objectivos
1.1.1. Objectivo gerais 

ü Estudar os fluxogramas
1.1.2. Objectivos específicos

ü Descrever as etapas dos fluxogramas

ü Abordar as vantagens e desvantagens dos fluxogramas

ü Falar dos tipos dos fluxogramas
1.2.Metodologia 
O termo metodologia tem sua origem no grego (méthodos= caminho, ao longo de um caminho e lógos= estudo), ou seja, é o estudo dos caminhos a serem percorridos para se realizar uma pesquisa. Em ciências, metodologia é o caminho que o pesquisador percorre em busca da compreensão da realidade, do fato, do fenómeno (Zanella, 2009:61).

Método é a maneira, é a forma que o cientista escolhe para ampliar o conhecimento sobre determinado objecto, fato ou fenómeno. É uma série de procedimentos intelectuais e técnicos adoptados para atingir determinado conhecimento.

O presente trabalho o qual consiste no estudo dos fluxogramas, a metodologia usada foi a técnica documental a qual serviu de suporte para o enriquecimento de conceitos no que tange os fluxogramas, foi usada também a técnica bibliográfica, esta que é realizada através de material já publicado em livros, meios electrónicos acessíveis ao público em geral.
2. Fluxograma 

O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).

A técnica mais conhecida e mais usada no estudo de rotinas administrativas é a de elaboração de fluxogramas. Contudo, é comum encontrar um rótulo diferente para técnica. Uns chamam de gráfico de procedimentos, outros gráficos de processos; há quem prefira rotular fluxo de pessoas e papéis; ou fluxo de documentos. De qualquer maneira procura-se utilizar o termo fluxograma para todo e qualquer gráfico que demonstre algum fluxo, obedecendo, além do costume, ou verdadeiro sentido etimológico da palavra Araújo (1998:82).

O autor avança ainda que o fluxograma de maneira geral procura apresentar a rotina passo-a-passo e acção por acção.

Para Ballestero Alvarez (1991), trata-se de uma representação gráfica em rede de um sistema, mostrando os elementos que estão activos e suas respectivas interligações de dados com outros elementos e unidades.

Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, de um processo, bem como sua análise e redesenho, como alude Oliveira (2005). Acrescenta Cury (2005:42), que fluxograma é “um gráfico universal, que representa o fluxo ou a sequência normal de qualquer trabalho, produto ou documento”.

Araújo (2006) diz que é um processo formado pelos movimentos de papéis entre pessoas e unidades de uma organização, com um início e um fim delimitados. E na proposição de um objectivo, podemos dizer que é o de assegurar a fluidez dessa movimentação, manter claramente os limites do fluxo e dispor de uma linguagem de leitura técnica, através do uso de simbologias universalmente aceitas.

O fluxograma, também conhecido por flow-chart, carta de fluxo de processo, gráfico de sequência, gráfico de processamento, representa graficamente a sequência de um trabalho ou de um processo de comunicação. Representa com racionalidade, lógica, clareza e síntese rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis e/ou unidades organizacionais.
3. Âmbito de aplicação dos fluxogramas 

Fluxograma de maneira geral aplica-se na descrição das actividades, tarefas e entre outras informações de uma forma sintética usando símbolos previamente concebidos pela organização Araújo (1998:83).

O fluxograma é usado em organizações com o fim de padronizar o processamento do trabalho administrativo, que possibilita a racionalização dos métodos processos ou implantação de sistemas, substituindo os relatórios expressos em palavras por uma apresentação que possibilita uma visualização dos eventos e que seja ao mesmo tempo sistematicamente organizado.

Os fluxogramas são usados nos estudos de rotinas administrativas, apresentando rotinas passo a passo, acção por acção num determinado processo administrativos.
3.1.Importância 

O fluxograma permite ofluxo de Operações: entrada, processamento e saídas, que envolvem diferentes áreas organizacionais (Idem).

O fluxo representa com racionalidade lógica, clareza e composição rotineira ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis da unidade organizacional. Grimas (2008), acrescenta que fluxograma mostra como faz se o trabalho e adentra em problemas cujas soluções interessam, directamente, ao exercício de uma administração coerente, nas organizações como um todo, despontando a circulação de papéis e formulários entre as diversas unidades organizacionais da empresa ou entre pessoas, funcionários ou colaboradores na atribuição de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo.
4. Etapas de elaboração de fluxograma

1. Abrir o sistema;

2. Criar um novo documento;

3. Disponibilizar as barras de ferramentas mais comuns; padrão, formatar, caixas de ferramentas e desenhar;

4. Exibir a galeria de formas;

5. Inserir departamentos ou agentes e edita-los;

6. Inserir as formas conforme necessidade;

7. Inserir texto nas formas, editando-os;

8. Estabelecer ligações necessárias entre as formas, editando-as;

9. Configurar documento;

10. Imprimir. 
4.1.Principais passos para a sua elaboração 

Cury (1991:234), diz que para elaborar um fluxograma, o analista através de pesquisa minuciosa junto as unidades organizacionais em exame, deve fazer levantamento dos passos que envolvem o trabalho desde o operador inicial até o final, passando, inclusive, pelos formulários envolvidos no processo.

Cury (Idem:235) advoga ainda que, o roteiro de elaboração e a da análise de fluxograma, pode ser descrito obedecendo as seguintes fases ou passos:
Comunicação: as chefias envolvidas participam aos empregados à realização do trabalho e seus objectivos;
Colecta de dados: as informações devem ser fornecidas pelos próprios executores dos trabalhos, mediante utilização de um roteiro de entrevista;
Fluxogramação: colhidos os dados, deve ser escolhido o tipo de fluxograma a ser utilizado, elaborando-se em seguida, o seu rascunho;
Análise de fluxograma: o analista deve partir do processo geral e descer progressivamente ao exame minucioso das diversas etapas;
Relatório da análise: nesta fase, terminado o estudo e novo fluxograma, o analista deve preparar um relatório em que poderão ser inseridos seguintes itens:

a) Condições actuais: fluxograma de situações existentes;

b) Análise das condições existentes: descrição de falhas de processamento diagnosticadas;

c) Recomendações: fluxograma de rotinas propostas; cópia de formulários propostos;
Apresentação do trabalho: os fluxogramas e os formulários constituem excelentes demonstrações visuais para apresentação das recomendações finais.

A exposição dos métodos actuais deve ser clara e objectiva. O analista deve apresentar o tipo de fluxograma que mais se adequa a natureza do trabalho sendo mais utilizáveis o administrativo ou de rotinas de trabalho e o global ou de coluna (idem).
4.2.Tipos de fluxograma 

Os principais tipos ou modelos de fluxogramas segundo Cury são:

ü Fluxograma Vertical;

ü Fluxograma Administrativo (ou de rotinas de trabalho);

ü Fluxograma Global (ou de lacunas);

ü Fluxograma de blocos;

a) Fluxograma vertical que o De Oliveira (2005: 265), também o denomina por folha de análise, folha de simplificação de trabalho ou diagrama de processo:é mais utilizado para identificar rotinas existentes num sector de trabalho qualquer. Este fluxograma, com seu formulário, padronizado, de fácil preenchimento, simplifica o trabalho do analista evitando distorções, divergências e incoerências que comummente ocorrem quando as anotações são efectuadas em rascunho comum (Cury, 1991:236).

O fluxograma vertical, como o próprio nome indica, é formado de colunas verticais; em uma coluna são colocados os símbolos convencionais de operação, transporte, arquivamento, demora e inspecção; em outra, quem executa a operação e por último a descrição do método actual. Alguns fluxogramas verticais possuem mais colunas, com informações adicionais, como procedimentos propostos, tempo médio de dispêndio em cada fase, distância do percurso dos passos, etc.

Esse tipo de fluxograma de acordo com (Raldon, 2010:44) possui quatro vantagens.

ü Pode ser impresso como formulário padronizado;

ü Rapidez de preenchimento, pois os símbolos e convenções já se acham impressos;

ü Maior clareza de apresentação;

ü Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.

O fluxograma vertical tem maior utilidade, portanto, para trabalhos de levantamentos, devendo ser traçados no próprio, existindo dois modelos que devem ser utilizados:

O primeiro aplicável na hipótese de desejar-se especificar todos órgãos que participam do fluxo, e o segundo onde não são especificados todos operadores porque o fluxo é apresentado de forma contínua.

b) Fluxograma Administrativo ou de rotinas de trabalho: este tipo de fluxograma utiliza-se dos mesmos símbolos do fluxograma vertical, mas tem a vantagem de poder ser elaborado com a adopção de alguns recursos técnicos que permitem uma apresentação mais compreensível da rotina, facilitando assim, sua análise e posterior racionalização.

O fluxograma administrativo, pela sua ampla visão do sistema analisado, permite que qualquer trabalho, por mais complexa que seja possa ser subdividido em elementos simples facilitando o estudo de cada item individual, de maneira conveniente, sem que se fique perdido, na imensidão de detalhes que o constituem, principalmente no sistema de alta complexidade, constituídos de diversas várias rotinas.

O fluxograma administrativo, assim sendo, é de grande valia na pesquisa de fluxos de trabalho, visando sua racionalização, permitindo identificar falhas na distribuição de encargos, layouts e formulários inadequados, processamento incoerente do trabalho e outros aspectos característicos da ambiência administrativa. Assim, através de uma ordenada, completa, detalhada e fidedigna exposição de factos, como realmente ocorrem, permitem os fluxogramas administrativos o diagnóstico de pontos falhados, das mais diversas origens, que podem responder pelas deficiências constatadas na execução de serviços.

c) Fluxograma Global ou de colunas: este fluxograma recebe este nome pela visão global que oferece do fluxo de trabalho e também porque os órgãos aparecem no fluxo sob forma de colunas. A utilização deste fluxograma é mais apropriada para se transmitir fluxo de trabalho para toda organização. Assim, o analista, após proceder ao levantamento da rotina, com a adopção de fluxograma vertical, elabora o administrativo, para análise e, a pós a racionalização, estabelece o sistema ideal, desenhando o fluxograma global, de melhor entendimento para os usuários. O fluxograma global é desenhado no formato A3 e depois reduzido no tamanho A4.

Analisa os inter-relacionamentos fornecendo uma compreensão detalhada de um processo. Cada tarefa do processo ou rotina em estudo pode ser detalhada até o ponto em que o fluxograma pode ser usado como parte do manual de treinamento de um novo funcionário (Roldon, 2010:45).

d) Fluxograma de blocos

Segundo Harrington (1993), o diagrama de blocos é o modelo mais simples e comum para a descrição do fluxo de um processo, pois são desenhados rectângulos com as principais actividades identificadas nos processos ligados entre si através de setas.
4.3.Técnicas de desenho de um fluxograma

Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares que rodam em microcomputadores, oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo.
4.4.Desenhando um fluxograma manualmente

No fluxograma vertical, como se trata de formulário impresso, o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos.

A elaboração, ou desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:

ü Dispor de gabaritos, que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais;

ü Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si; O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo, e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos, tanto lateral como verticalmente;

ü O desenho deve ser feito da esquerda para a direita e de cima para baixo, como se estivesse escrevendo;

ü Deve-se utilizar lápis, ou lapiseira, pois permitem alterações mais rápidas, bastando para isso apagar o que se deseja modificar;

ü O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma, ou seja: nome da empresa, processo, data, versão e executante.
4.5.Simbologias de fluxogramas

Há vários símbolos utilizados nas organizações dentre os quais pode-se destacar os seguintes:


Símbolo

Significado

Símbolo

Significado



Acção


Entrada ou saída

Transporte
Documento


Análise


Abertura ou encerramento de arquivos


Actividade/processamento



Início ou fim


Arquivo temporário



Armazenamento online




Arquivo permanente



Armazenamento de dados



Decisão


Conectores de páginas


Processo pré-definido


Fonte: Roldon (2010:46).
4.6.Desenhando um fluxograma com o uso da informática

A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma, possibilitando ganho de produtividade muito grande.

Como referencial podemos citar os seguintes softwares:

ü Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos;

ü FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas;

ü ProcessChart: software específico para análise e desenho de processos.

ü Excel, PowerPoint e Word: são softwares que possuem recursos que permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais.
5. Vantagens do Fluxograma

Chinelato (2004) afirma que, buscando sempre a qualidade dos processos, o fluxograma, apresenta uma série de vantagens, que podem ser resumidas em:

ü Uma conferência real do funcionamento de todos os componentes de um método Administrativo e de Produção. Esse aspecto habilita e facilita a análise da eficácia do sistema;

ü Deixa claro uma apresentação da filosofia de administração, actuando, principalmente, como factores concretos;

ü A probabilidade de visualização acrescentada, promovendo o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões, tanto positiva quanto negativo. Normalmente, os outros métodos apresentam uma estrutura de leitura mais lenta e menos clara, o que pode dificultar sua análise;

ü Trazendo o levantamento da análise de qualquer método administrativo, desde o mais simples ao mais complexo, desde o mais específico ao de maior abrangência;

ü O fluxograma propicia o uso de simbologias, o que libera uma leitura mais simples e lógica do método, tanto por parte dos peritos, quanto por seus usuários;

ü Os fluxos mostram a identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo considerado.

Todos estes pontos trazem bons argumentos para ter o fluxograma como uma ferramenta para ser empregada em todos os tipos de actividades numa empresa.

Para Cury (2000) podemos citar como principais vantagens as seguintes:

ü Permite verificar como funciona realmente todos componentes de um sistema mecanizado ou não, facilitando análise da sua eficácia;

ü Entendimento mais simples e objectivo do que os de outros métodos discretivos;

ü Facilitar a localização das deficiências pela fácil visualização dos passos, transportes, operações, formulários, etc;

ü Aplicação a qualquer sistema desde o mais simples aos mais complexos;

ü Rápido entendimento de qualquer alteração que se proponha nos sistemas existentes, por mostrar claramente as modificações introduzidas.
5.1.Desvantagens do Fluxograma

Conforme Chinelato (2004), “[...] não podem ser deixados de lado os pontos fracos do processo.” Por isso, abaixo serão informadas as desvantagens do fluxograma:

ü Dependendo da actividade, apresentam dificuldades no desenho e alterações;

ü A depuração e testes não são fáceis, em geral;

ü Grande dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem alocados nos fluxogramas.

ü É um diagrama, portanto nunca irá detalhar a realidade com o envolvimento das pessoas que fazem o sistema vivo e dinâmico;

ü Os símbolos apresentados permitem variações e adaptações portanto, possibilita aplicação de cunho pessoal o que não é recomendável;

ü O vício no uso só de fluxogramas, não percebendo as implicações técnicas com outras ferramentas;

Estes pontos fracos sempre devem ser registados para que num próximo projecto tenha visão do que pode vir a ocorrer.
6. Recomendações para elaboração de fluxogramas

ü Os fluxogramas devem ser legíveis e inteligíveis para um revisor ou um novo membro da equipe;

ü Devem ser claros, concisos, logicamente dispostos e sem ambiguidades;

ü O bom senso, naturalmente devera ser utilizado na aplicação destas técnicas, inovações pessoais e variações do método adoptado, entretanto, não são admitidas. Símbolos especiais ou gostos pessoais destruirão as vantagens de uma linguagem padrão;

ü Faca os fluxogramas finais em formulários próprios, usando o formato padrão também disponível no software e igrafxProfessional, baseando-se nos recursos;

ü O fluxograma deve ser o mais simples e directo possível. Evita disposições que levem o leitor através de uma floresta de traços e setas;

ü Coloque os departamentos e ou funcionários que tenham grande troca de informações entre si em colunas adjacentes;

ü Evite o aparecimento de longas setas que cruzem o papel de um lado para o outro, sobre colunas não utilizadas;










7. Conclusão

Findo trabalho conseguimos perceber a estrema importância dos fluxogramas pois possibilitam as pessoas de identificar falhas inerentes aos procedimentos, ao reconhecer a falta de um fecho em uma discrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto tornando-se muito mais difíceis.

A maior parte das companhias falham em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desactualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.



8. Referências bibliográficas 

ARAÚJO, L. C. G de (2001).Organização, Sistemas e Métodos. Atlas, São Paulo.Organização, sistemas e métodos e as tecnologias de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2006. Vol. II.

BALLESTERO ALVAREZ, M.E. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: McGraw-Hill, 1991.Vol. II.

CHINELATO, João, (2004).O&M Integrado à informática. LTC., Fluxogramas Vantagens e Desvantagens. Rio de Janeiro.

CRUZ, T. Sistemas, organização e métodos. São Paulo: Atlas, 2002.

CURY,A. (1991). Organização & Métodos: Perspectiva comportamental e abordagem Contingencial, 5ª Edição, Atlas, São Paulo.

GRIMAS, Prof. Washington, Disponível em: http://engenhariasaomarcos.files.wordpress.com/2008/03/fluxogramas1.pdf

HARRINGTON, H. James. (1993). Aperfeiçoando processos empresariais. São Paulo: MakronBooks.

OLIVEIRA, D. de P. R. Sistemas, organização e métodos. 15. ed. São Paulo: Atlas, 2005. 493p.

ROLDAN,Lucas B., (2010) Caderno de Organização, Sistemas e Métodos– Santa Cruz do Sul: Faculdade Dom Alberto.

ZANELLA, LianeCarly Hermes (2009). Metodologia de estudo e de pesquisa em administração. Universidade Aberta do Brasil.